سرپرست واحد:سرکارخانم شیخی
شرح وظایف واحد دبیرخانه :
ثبت و شمارهگذاری کلیه نامهها، دستورالعملها، بخشنامه ها و... صادره و وارده بصورت سازمان یافته و استاندارد
تشکیل و نگهداری پرونده های اداری جاری و راکد و ارائه آن به مراجع ذیصلاح طبق درخواست
تفکیک و توزیع و ارسال نامهها، بخشنامهها و غیره حسب ارجاعات و ضوابط اداری
پیگیری و تعقیب مکاتبات از / به شهرستان تا حصول نتیجه نهایی با هماهنگی مسئولین و واحدهای مربوطه
ارسال پرونده ها و مستندات درخواست شده از/به واحدهای مربوط
حفظ و نگهداری کلیه نامهها، پروندهها، بخشنامه ها و سوابق مطابق مقررات و اصول بایگانی
کنترل و نظارت بر عملکرد متصدیان امور دفتری و بایگانی
بازبینی و کنترل کامل کلیه مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی در صورت نیاز
ارائه و دریافت رسید درخصوص مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی در صورت نیاز
ساماندهی سیستم شمارهگذاری، ثبت، کدینگ و بایگانی کلیه مدارک و مستندات و مکاتبات
کنترل و نظارت بر حفظ محرمانگی مدارک، اسناد و اطلاعات طبقه بندی شده
ساماندهی بایگانی جاری، راکد و معدوم نمودن سوابق پس از پایان دوره نگهداری طبق ضوابط
همکاری و هماهنگی امور دبیرخانهای با دفاتر معاونین و دیگر واحدهای داخلی و خارجی
همکاری و مشارکت در استانداردسازی و یکپارچهسازی امور بایگانی و دبیرخانه در دیگر معاونتها
استخراج و ارایه گزارش از مکاتبات وارده / صادره و وضعیت آنها به تفکیک واحدهای مختلف سازمانی و ارایه به مسئولین مربوطه
همکاری و مشارکت در تقویت مکاتبات الکترونیکی و توسعه و تجهیز اتوماسیون اداری
مدیریت خدمات تکثیر اسناد، مدارک، مکاتبات و گزارشات
همکاری و هماهنگی درخصوص انجام امور دبیرخانه محرمانه با حوزه دفتر ریاست
انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق